Dzisiejszy wpis startuje niczym reklama telewizyjna.

Kiedy pytają mnie, czym się zawodowo zajmuję, odpowiadam, że zajmuje się zakupami.

Z reguły kończy się to pytajnikiem wymalowanym na twarzy rozmówcy i totalnym niezrozumieniem, o czym do niego mówię. 

Od zawsze bowiem istnieje bardzo duży nacisk w firmach na takie obszary jak sprzedaż, zasoby ludzkie, marketing, obsługa klienta zapominając nieco o obszarze o zakupowym. 

Zapytacie się pewnie – ale co tu właściwie za filozofia? Trzeba znaleźć potrzebną rzecz lub usługę – oczywiście – możliwie jak najtaniej i po prostu kupić. 

I tak, i nie. 

W końcu nie bez powodu duże, zagraniczne firmy (ale także te mniejsze, z lokalnego podwórka) inwestują swoje duże środki w profesjonalne działy zakupów. Przysłowiowa “Pani Grażyna” z zaopatrzenia już nie wystarczy. 

No właśnie – dlaczego? 

Czym są zakupy?

Skupmy się na chwilę nad znaczeniem samego pojęcia zakupy. Podążając za Wikipedią, zarządzanie zakupami to proces poszukiwania, uzgadniania warunków i nabywania produktów i/lub usług od dostawcy najczęściej w drodze postępowania ofertowego lub dialogu/negocjacji z konkretnym partnerem biznesowym. 

Istnieją dwa podstawowe rozróżnienia w dziedzinie zakupów biznesowych (używam angielskich pojęć, bo polskie są – jakby to ująć – ”takie sobie”):

  • Purchasing – czyli proces organizacji całych zakupów takich jak wysłanie zamówienia, otrzymywanie towarów i zorganizowanie płatności 
  • Procurement – proces m.in. selekcji dostawcy, jego nominacji, planowania strategicznego, negocjacji i budowania relacji z dostawcami 

Podstawowa różnica między tymi zagadnieniami jest taka, że pierwszy z nich jest krótkoterminowy i reaktywny, podyktowany potrzebą chwili. Drugi z kolei jest działaniem strategicznym, długoterminowym mający bezpośredni wpływ na zysk firmy.

Uważam, że każda firma, w której występują regularne wydatki – niezależnie od jej rozmiaru – powinna włączyć myślenie “procurementowe”. 

O ile pierwszy proces też jest bardzo ważny, to bez podejścia strategicznego upodabnia się do wycieczki do sklepu spożywczego po kilogram ziemniaków. A takie podejście nie tworzy wartości dla Twojej firmy.

Zakupy w zależności od rozmiaru firmy i branży

Nie chcę tu uchodzić za “zakupowego faszystę” – przecież jest duża grupa zawodów, gdzie zakupy sprowadzają się do jednorazowego wypadu do sklepu lub paru kliknięć w internecie. W pierwszej chwili ciężko sobie wyobrazić na przykład twórcę internetowego, który wielkim strumieniem kupuje towary dla swoich treści (mam tu na myśli m.in YouTuberów, blogerów, ludzi z branży kreatywnej etc.).

Niemniej jednak przykładów, gdzie mogę udowodnić, że przemyślane zakupy mają wpływ na efektywne działanie firmy, jest ogrom. Oto kilka z nich:

Blogi 

Wielu blogerów, vlogerów, “polisz influenserów” oprócz swojej codziennej działalności, w końcu wydaje swoje produkty. Książki, notesy, gadżety, koszulki – można wymieniać w nieskończoność. 

Michał Szafrański w jednym ze swoich podcastów w znakomity sposób opisał sposób wydania swojej książki “Finansowy ninja”. W mojej ocenie to znakomity przykład strategicznego budowania łańcucha dostaw przez pojedynczego twórcę internetowego (mam tu na myśli w szczególności etap z drukarnią i wysyłkami).

Zachęcam także do odsłuchania podcastu Michała lub przeczytania jego transkrypcji na ten temat. Link tutaj 🙂

Drugim świetnym przykładem perspektywicznego myślenia przy zakupie jest autorka bloga Owsiana.pl – Justyna Świetlicka. W podcaście Mała Wielka Firma przedstawiła znakomity przykład narzędzia, w którym robi plany dla swoich klientów. Aplikacja Kcalmar, którą opisuje, skraca jej czas tworzenia planu do kilkunastu minut z kilku godzin, które musiałaby poświęcać, tworząc ten sam plan w tradycyjnych programach, których używała na studiach. 

Justyna wolała wydać znacząco więcej na narzędzie, które oszczędza jej dużo cennego czasu. To przemyślany, strategiczny zakup do działalności, obliczony na konkretne korzyści. Oszczędności to nie tylko ilość zachowanych w portfelu złotówek przy złożeniu zamówienia 

Klik – sklep internetowy 

Zbudowanie odpowiedniej polityki zakupowej jest także bardzo istotnym aspektem w sklepach internetowych. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz towary ze swojej produkcji, czy jesteś tylko przedstawicielem jakichś producentów – strategicznie rozplanowane zakupy mają super znaczenie. 

Niezawodność dostaw, transparentność, odpowiednie dostosowanie terminów płatności, zrozumienie idei Twojego biznesu. To wszystko się składa na konkurencyjność sklepu. Dlatego tak ważne jest, by posiadać niezawodne źródła. 

Kupując na “łapu-capu” w losowych hurtowniach nie osiągniesz takiego efektu. 

Sorry, nie ma szans.

Ubrania

Kolejny przykład branży, gdzie strategiczne podejście do zakupów determinuje sukces to odzież. 

Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep z ubraniami o określonym asortymencie  – dajmy na to – ubranka dziecięce. Tego typu produktów na rynku jest całe mnóstwo, ale Twój pomysł zawiera elementy, które je wyróżnia na rynku – np. nieprzeciętna jakość, umieszczenie określonych emblematów, bardzo wysoka jakość materiału itd. 

Żeby to wszystko zbudować potrzeba odpowiedniej szwalni, dostawców materiałów, zaufanych krawcowych. Musisz im ufać, znać jakość i przy tym spełnić plan kosztów, aby produkt się sprzedawał.  

Bardzo dobrym rynkowym przykładem firmy z rozbudowanym działem zakupów jest polski gigant LPP (właściciel m.in. Reserved, Croppa, Sinsay, House, Mohito). Mają cały dział wyspecjalizowanych kupców mody, dzięki którym LPP może realizować strategię dla swoich marek. 

Choć LPP to modowy gigant to podejście, które prezentują, można przenieść do mniejszych firm – to jest wyłącznie kwestia skali i dostosowanie do własnych potrzeb. 

Warto też rzucić okiem na raport LPP z 2018 roku

Gastronomia

Jeszcze jeden przykład z życia codziennego to gastronomia – restauracje, bistro, burgerownie. Istnieje wiele restauracji wyspecjalizowanych w określonym typie potraw – kuchnia włoska, wysokiej jakości wołowina etc. 

Analogicznie do poprzednich przykładów potrzebujesz odpowiednich dostawców wołowiny, przypraw, alkoholi, win. Jeżeli będziesz kupować wołowinę z marketu – ciężko będzie przekonać klientów, że oferujesz wysokiej jakości stek (choć marketing czasem może zdziałać cuda :))

Firma produkcyjna 

Na koniec zostawiam oczywisty przykład, czyli jakąkolwiek firmę, która jest firmą produkcyjną. Narzędziownie, firmy meblowe, motoryzacyjne – przykładów tutaj mnożyć, aż do wyczerpania wszystkich branż. Nie będę sztucznie podbijał ilości słów 🙂 

Niemniej jednak niezależnie od rozmiaru – czy jest to duża międzynarodowa korporacja, czy lokalna firma – sposób w jaki dokonują one zakupów, ma wpływ na ich działalność na wielu płaszczyznach, w tym poziom zysku. 

Wystarczy spojrzeć na wszystkie duże międzynarodowe korporacje, nie tylko o charakterze produkcyjnym – praktycznie wszystkie mają zorganizowane działy, które planują strategię swoich zakupów.

Zdecydowana większość z nich traktuje na równi działy zakupów z innymi obszarami funkcjonalnymi firmy.

Robią to, bo ich zarządy doskonale wiedzą, że między innymi od tego zależy wypracowany przez nie wyniki finansowe.

Dlatego też, ucząc się doświadczeniem innych, warto przenieść takie myślenie na mniejsze firmy, nawet te mikro – jednoosobowe. 

Cena to nie wszystko 

Bardzo często zapominamy, że cena to nie wszystko. Choć bardzo ważna – nie zawsze jest też nośnikiem wartości, którą dostajemy.

Warren Buffet doszedł do swojego bogactwa między innymi, kupując akcje spółek, których cena – na podstawie dokonywanych przez niego analiz – była niższa od reprezentowanej przez te firmy faktycznej wartości. Mimo, że miał do wyboru kupno tanich spółek groszowych, decydował się na te, które miałe solidne fundamenty biznesowe.

Dokładnie tak samo jest z zakupami firmowymi.

Kupując, od swoich dostawców otrzymujesz od nich pewną wartość. To nie tylko określona rzecz (surowiec, materiał, wykonana usługa) – to także poczucie bezpieczeństwa, pewność dostaw, odpowiednia jakość.

Przekonanie, że będzie dobrze i tak jak sobie tego życzysz.

Skupiając się wyłącznie na cenie istnieje bardzo duże ryzyko, że ostatecznie otrzymamy coś, przez co wytworzymy produkt z którego klient nie będzie zadowolony.

Nie będzie współgrał z reklamą, nie będzie takim jak się umawialiście i będzie niezgodny z wizerunkiem Twojej firmy. W skrócie – zawiedziesz zaufanie odbiorcy. 

Oszczędności, ale nie do końca takie jak myślisz 

Skoro już o tym mowa, to właściwie skoro cena to nie wszystko to jak postrzegać oszczędności?

Choć oszczędności mierzone ilości pozostałych złotówek Pe eL eN, to wciąż najważniejszy miernik efektywności zakupów, to oprócz niego trzeba wziąć pod uwagę takie czynniki:

  • Jakość mierzona poprzez niezawodność dostarczonych artykułów
  • Usprawnienia wprowadzone do działalności
  • Zwiększenie przejrzystości wydatków
  • Skrócenie czasu dostawy
  • Brak przestojów

Ponownie przywołam przykład Justyny Świetlickiej i programu Kcalmar – trzeba wziąć całość kosztów związanych z zakupem i przyrównać do uzyskanych korzyści.

Zarządy firm, czy też ich właściciele, skupiając się na krótkoterminowych oszczędnościach, nie biorą pod uwagę, że niższy początkowy zwrot z inwestycji wiąże się ze znacznie większymi oszczędnościami w przyszłości. 

Nie można jednak zapominać o drugiej stronie medalu, czyli całkowitym koszcie posiadania. Trzeba pamiętać, że niektóre rzeczy wymagają konserwacji, napraw, przeglądów, utrzymania licencji.

Wszystkie aspekty powinny być rozważone, by poznać prawdziwy koszt i zyski.  

Poprawa płynności finansowej

W przykładach bardzo często wspominałem o dostosowaniu dostawców do naszych potrzeb, wizji, strategii.

Tak samo to wygląda w kontekście kwestii finansowych. Klienci często wymagają odroczonych terminów płatności. Negocjując terminy płatności, zgodne z wymaganiami naszych klientów, Twoja firma może zyskać bardzo cennych sojuszników do wygrywania nowych projektów

Podstawową zaletą takie podejścia jest fakt, że Twoja firma nie ponosi całkowitego ciężaru związanego z płatnościami. Przy odpowiednim zsynchronizowaniu dostawców i swojego klienta uzyskujesz efekt synergii, który powoduje, że Twój biznes mocno nie odczuwa kosztów związanych z rozwijanym projektem. 

Kategoryzacja i struktura wydatków

Tworząc odpowiednią strukturę i dzieląc wydatki na kategorie, możesz doskonale zrozumieć, na co wydajesz pieniądze. Dostajesz cenną informację na temat, gdzie właściwie lokujesz swoje środki, a gdzie uciekają między palcami. 

Podobnie jak w domowym budżecie.

Zamiast:

  • Jedzenie
  • Mieszkanie
  • Samochód
  • Oszczędności
  • Ubrania

Kategorie mogą wyglądać tak (na bazie firmy produkcyjnej):

  • Naprawy i utrzymanie ruchu
  • Inwestycje
  • Surowce i materiały
  • Wydatki biurowe

Lub tak (np. sklep internetowy):

  • Serwer i silnik sklepu
  • Obsługa sklepu
  • Zakup towarów
  • Reklama w sieci
  • Księgowość

To są wszystko tylko przykłady, ale chodzi mi o oddanie idei, która za tym stoi. 

To nie jest żadna wielka filozofia, co nie oznacza, że właściwe robienie tego jest prozaicznie proste. Znając wydatki w poszczególnych obszarach, wiesz, gdzie więcej wydajesz, u kogo i gdzie możesz budować swoją dźwignię zakupową oraz pozycję negocjacyjną. 

Osobiście w większości przypadków staram się dążyć do porozumienia na zasadzie win-win.

Win-win ma bardzo pozytywny „skutek uboczny” – strony zazwyczaj chcą dotrzymywać ustalonego porozumienia, bo jest to dla nich po prostu korzystne. Przy podejściu win-lose – takie przekonanie już się staje mocno wątpliwe. 

Stabilizacja cen zakupu i kontrola kosztów

Prowadząc przemyślaną strategię zakupową, uzyskujesz jeszcze jeden ważny element działalności, jakim jest stabilność cen i kontrola kosztów. Częste zmiany dostawców wbrew pozorom są drogie, a oszczędności iluzoryczne. Budowanie relacji od nowa, negocjowanie warunków płatności, wsparcia. To wszystko kosztuje – przede wszystkim czas, ale także pieniądze. 

Przewidywalność kosztów to także niezwykle ważny aspekt pomagający w szacowaniu zysków i produktywności. Negocjując długotrwałą współpracę uzyskujesz obopólną korzyść – Twój dostawca ma długotrwały kontrakt, a Ty pewność, na bazie której możesz tworzyć swoje wyceny, a co za tym -idzie planować zysk. 

Satysfakcja klienta

Ostatnia sprawa, choć nie najmniej ważna, to oczywiście klient, a raczej jego zadowolenie, bo to przecież on jest tutaj w końcu najistotniejszy. 

Ale moment – w jaki sposób zakupy wpływają na klienta, skoro nie mają z nim bezpośredniej styczności? 

Przede wszystkim, jak już wcześniej wspomniałem, kupując materiały, surowce, artykuły zapewniające ustaloną przez Ciebie jakość w określonym koszcie i poprzez terminowość dostaw.  Wszystkie te składniki składają się w dłuższym okresie na oszczędności.

Oszczędności, które możesz wykorzystać do optymalizacji swoich kosztów (w tym czasu – czas to też koszt) i cen sprzedaży. Tylko tyle i aż tyle. To właśnie dlatego wszystkie duże korpo kładą na zakupy taki nacisk. Akurat tego aspektu warto się od nich nauczyć 🙂 

Myśląc o kliencie, zakupy również trzeba potraktować serio.

A Wy co o tym sądzicie? 

Zakupy mają (lub miałyby) w Waszej działalności ważną rolę, czy jednak uważacie, że inne aspekty są ważniejsze? 

Dajcie znać w komentarzach.

Podoba się? Podziel się!