Zapewne nie raz w swoim życiu wysłałeś zapytanie ofertowe (niezależnie, czy jako firma, czy też jako osoba prywatna).

W przypadku pytania o ofertę w charakterze osoby prywatnej może ono dotyczyć np. zakupu mieszkania, samochodu, nieruchomości, ale także mniejszych rzeczy takich jak np. koszt naprawy samochodu, czy pralki. 

W przypadku firm sprawa jest szersza i bardziej kompleksowa. Zapytania mogą być zarówno związane z materiałami potrzebnymi na produkcję, poprzez rzeczy kompletnie z nią niezwiązane (np. zakup materiałów biurowych, szkoleń), ale potrzebnych do działania samego przedsiębiorstwa, aż po zapytania inwestycyjne o bardzo dużej wartości. 

Zastanawiasz się pewnie, po co tworzę wpis na ponad 1000 słów dotyczący tak prozaicznej sprawy jak pytanie o ofertę.

Już wyjaśniam.

Choć z pozoru wydaje się to aktywność błaha i pozbawione większego sensu, to znajomość rodzajów zapytań ofertowych i umiejętność właściwego ich wykorzystania, bardzo się przydaje np. w celu osiągnięcia lepszej ceny, otrzymania oczekiwanego produktu/usługi i zwiększania zrozumienia między kupującym a sprzedającym. 

Mam Twoją uwagę? Mam nadzieję, że tak 🙂 

Jedziemy!

Z tego artykułu dowiesz się:

* Jakie są rodzaje zapytań ofertowych?

* Co je różni?

* Kiedy używać każdego z nich?

* Jak je wykorzystać w praktyce?

Klasyfikacja zapytań ofertowych

RFX – skrót z uwielbieniem używany przez korporacje, świetnie odzwierciedla różnorodność zapytań ofertowych. Skrót ten oznacza nic innego jak „Request for X”, gdzie pod X kryje się klasyfikacja:

  • RFI – Information, czyli zapytanie o estymację cenową i ogólny zarys propozycji (np. wykonalności)
  • RFQ – Quotation, czyli zapytanie o ofertę cenową na bazie przesłanych wymagań
  • RFP – Proposal, czyli zapytanie o konkretne rozwiązanie z uwzględnieniem ceny
  • E-aukcja online

To są 4 główne typy zapytań ofertowych, z którymi najczęściej się spotykam.

Istnieją też jednak inne, takie jak:

  • RFS – Solution, czyli zaproponowanie konkretnego rozwiązania dla danego problemu
  • RFP – Partnership, czyli zapytanie współpracę 
  • RFB – Bid, stawkę – w szczególności spotykane przy przeprowadzaniu przetargów

Nie będę jednak trzech ostatnich szerzej rozwijał.

1. Request for Information (RFI)

RFI to najbardziej ogólne ze wszystkich rodzajów zapytań ofertowych. Takie zapytanie kierowane jest do dostawców w celu zdefiniowania ogólnych wymagań i wykonalności dla danego przedsięwzięcia. Często spotykane na etapie koncepcyjnym tworzenia produktu.

Kiedy warto go użyć?

Wtedy kiedy potrzebujesz pozbierać informacje z rynku przed wystosowaniem oficjalnego zapytania ofertowego. Jego zastosowanie pozwala na zrozumienie ogólnego kształtu rynku. Pozwala także na sprawdzenie, czy rzecz, o którą pytamy, jest wykonalna oraz zdefiniowanie komptencji dostawcy. W przypadku dużej ilości dostępnych źródeł dostaw pozwala także na zawężenie potencjalnej listy dostawców, tak aby nie była ona zbyt szeroka przy wysyłce docelowego zapytania. 

RFI najczęściej jest niewiążące, ma bardzo luźny charakter, jest mało szczegółowe i jest etapem wstępnym przedsięwzięcia zakupowego. Czasem, nie zawiera nawet informacji cenowej. Jest też niewiążące.

PrzykładMasz pomysł na zabawkę dla dzieci, która nie istnieje na rynku. Wiesz też mniej więcej jak ją zrobić. Nie masz jednak pojęcia, jakie mogą być potencjalne koszty i czy w ogóle projekt, jaki sobie wymyśliłeś jest wykonalny. Wysyłając RFI do potencjalnych dostawców sprawdzasz, jak wygląda obraz rynku, weryfikujesz pomysł i możesz kontynuować dalsze prace. 

2. Request for Quotation

RFQ, czyli po prostu zapytanie o ofertę cenową. Wysyłając RFQ zazwyczaj już wiesz co chcesz kupić, jaką ta rzecz lub usługa ma mieć jakość, jakie konkretne cechy i jaki masz budżet na zakup. Dostępna jest szczegółowa specyfikacja lub zakres prac.

Głównym celem RFQ jest znalezienie najlepszego dostawcy, czyli takiego, który zaoferuje szukaną rzecz w określonej jakości, cenie i dostarczy ją w zdefiniowanym czasie. Dlatego dobrze jest poprzedzić RFQ procesem RFI – zwiększa się wtedy prawdopodobieństwo wyboru właściwego źródła dostaw. 

Cena jest teoretycznie kluczowym lub wyłącznym czynnikiem wyboru, gdyż w założeniu porównuje się oferty oparte o konkretne, zdefiniowane przez Ciebie wymagania.

Dlatego właśnie bardzo istotnym elementem tego rodzaju zapytania jest właściwe zdefiniowanie wymagań tak, aby dostawcy mieli jasność, co mają zaoferować, a Ty abyś mógł porównywać oferty na dokładnie tą sama rzecz.

Niejednokrotnie byłem świadkiem, gdzie niejasno zdefiniowane wymagania powodowały, że otrzymane oferty były kompletnie nieporównywalne. Pominięcie niektórych wymagań rodzi także ryzyko, że można nieźle minąć się z oczekiwaniami przy planowaniu budżetu lub po prostu wybrać nieodpowiednie źródło dostaw. 

Zebrane oferty oczywiście podlegają porównaniu i późniejszemu zakontraktowaniu w formie np. umowy lub zamówienia.

PrzykładTwoja zabawka przeszła przez proces prototypów, znasz listę potencjalnych dostawców dla swojego BOM-u oraz wiesz mniej więcej, z jakimi kosztami wiąże się jej produkcja (np. na bazie przeprowadzonego wceśniej procesu RFI). Masz już zdefiniowaną dokładną specyfikację poszczególnych części. Chcesz jednak wybrać najlepszych dostawców, więc wysyłasz RFQ, aby móc porównać oferty i wybrać tych najlepszych dla Twojego projektu. 

3. Request for Proposal

Zapytanie o propozycję to zapytanie, w którym odpowiedzi otrzymuje się konkretną propozycję rozwiązania danego problemu, ale czynniki nie są tak dokładnie jak w przypadku zapytania o ofertę. Dostawcy bowiem otrzymują pewną niezależność w zakresie definiowania, jak będzie wyglądać dostarczana przez nich usługa lub produkt. 

W przypadku RFP porównaniu podlegają konkretne propozycje, wartość jaką zakup przyniesie dla firmy i inne dodatkowe czynniki zwiększające lub zmniejszające atrakcyjność oferty.  Nie jest to porównanie “jabłka do jabłka”. RFP ma charakter ustrukturyzowany i formalny. Jest też bardzo szczegółowe. 

Zapytanie o konkretną propozycję jest bardzo dobre kiedy wiesz, co chcesz kupić, ale jesteś otwarty na rozszerzenie swoich pomysłów. Dostawcy mogą zaproponować inne rozwiązania, które mogą zwiększyć zakupioną przez Ciebie wartość. Nawet jeśli będzie to odrobinę droższe, to zakup może przynieść znacznie większe korzyści niż, by to wynikało z pierwotnego zapytania. 

To także dobre rozwiązanie, kiedy chcesz się upewnić czy wymyślone przez Ciebie rozwiązanie jest właściwe i czy nie ma lepszej drogi do jego osiągnięcia. 

Warto też pamiętać, że różne propozycje od poszczególnych dostawców potrafią zwiększyć Twoją dźwignię zakupową i polepszyć pozycję negocjacyjną u innych dostawców biorących udział w postępowaniu. 

Przykład:  Twoja zabawka przeszła przez proces prototypów, znasz listę potencjalnych dostawców dla swojej listy materiałów oraz wiesz mniej więcej, z jakimi kosztami wiąże się jej produkcja. Nie masz jednak pewności czy specyfikacja poszczególnych części jest optymalna, dlatego kierujesz RFP do listy potencjalnych dostawców, by wybrać optymalne rozwiązanie produkcyjne wraz z najlepszą ceną. 

4. Aukcja online 

Aukcja online to nie jest typowy rodzaj zapytania ofertowego, jednak uwzględniam go, gdyż jest to etap wyboru dostawcy, który potrafi zwiększyć efektywność samego wyboru. Jej głównym celem jest uzyskanie jak najlepszej ceny i skrócenie czasu negocjacji. 

Aukcja online polega na przygotowaniu spotkania (najczęściej online), w którego trakcie grupa zaproszonych przez Ciebie dostawców oferuje swoje ceny dla produktu/usługi, jaką chcesz kupić. Dostawcy także widzą jakie propozycje składa konkurencja.

Zaletą aukcji online jet transparentność wyboru dostawcy, skrócenie drogi negocjacyjnej oraz uzyskanie przejrzystości kształtu rynku w krótkim czasie.

Zaznaczam jednak – aukcja online nie do końca się nadaje do każdej kategorii zakupowej. 

Istnieją branże, gdzie dobór dokładnych odpowiedników jest bardzo trudny. Dobrym przykładem jest tutaj np. branża komponentów elektronicznych, gdzie parametry poszczególnych procesorów, rozwiązania architektury są tak różne, że wykonanie sensownej aukcji online jest praktycznie niemożliwe. 

Dlaczego warto znać rodzaje zapytań ofertowych?

Pierwszy powód jest bardzo prosty – by nie walić na oślep i kupić w możliwie najrozsądniejszy i optymalny sposób. Nie zawsze wiemy czego chcemy i potrzebujemy. Nie zawsze także wiemy, czy nasz pomysł jest najlepszy. 

Drugi powód, to zrozumienie między kupującym, a sprzedającym, czyli kupowanie w duchu współpracy i dążenie do porozumienia win-win. Tylko wtedy współpraca ma szansę mieć charakter długofalowy i strategiczny.

Bardzo często otrzymuję w swoim sklepie internetowym zapytania, za którymi nie stoi jakieś większe przemyślenie – chcę kupić już i jedziemy dalej. Takie podejście się sprawdzi, ale tylko przy bardzo rzadkich, jednorazowych zakupach o niskiej wartości (czyli takich, który nie stanowią istotnego obiążenia dla firmy). W zdecydowanej większości przypadków rzetelna firma zechce pomóc rozwiązać konkretny problem, a nawet pomóc go ulepszyć. 

Stosowanie poszczególnych rodzajów zapytań ofertowych nadaje drodze, w jaki wydawane są firmowe pieniądze wymiar strategiczny, a nie tylko reaktywny. Środki lokowane są mądrze i maksymalizują wartość, jaką otrzymujesz w zamian. 

Znajomość rodzajów zapytań ofertowych pozwala także na wykazanie, że jesteś osobą lub firmą poważną, która wie, z czym przychodzi i czego chce. Rozmawiasz z dostawcą nastawiony przede wszystkim na rozwiązanie problemu, a nie wyciągnięcie jak najniższej ceny niezależnie od wszystkiego. Kupując, trzeba się skupić na osiągnięcie zaplanowanej wartości w najlepszej cenie.

Przecież nie kupisz Poloneza, skoro poszukujesz przestronnego, dobrze wyposażonego SUV-a 🙂

Kolejność wykonywania działań 

Wszystkie wymienione zapytania można ze sobą łączyć w proces, jako że zakup produktu lub usługi to po prostu proces biznesowy. 

W swojej pracy kupieckiej bardzo często spotykam się z nimi, występującymi w charakterze poszczególnych etapów zakupowych. 

Proces startujący od RFI, by za kilka miesięcy przekształcić się w RFP, skutkującym opracowaniem konkretnego rozwiązania, przeprowadzaniem aukcji online, potwierdzeniem jej rezultatów w formie oferty na bazie RFQ, jest bardzo częste. Taki proces najczęściej kończy się nominacją i zakontraktowaniem z bardzo dobrym rezultatem handlowym. 

Dlatego właśnie warto zwrócić uwagę na rolę zakupów w firmie i robić je w sposób przemyślany 🙂 

A Wy co sądzicie o poszczególnych zapytaniach ofertowych?

Zdarzało się Wam dać biznes komuś w wyniku zbyt pochopnej decyzji?

Dzielcie się doświadczeniami w komentarzach 🙂

Podoba się? Podziel się!