Każdy z nas miewa okresy w życiu, w których brakuje czasu na cokolwiek. Nie zdajemy sobie jednak czasami sprawy z tego, jak często sami wyrządzamy sobie „krzywdę” i  pracujemy nieefektywnie, marnujemy cenne minuty albo robimy bezwartościowe rzeczy (i nie mam tu na myśli, tylko scrollowania Facebooka na smartfonie).

W koncepcji Lean istnieje bardzo duże nastawienie na niwelowanie marnotrawstwa w codziennej pracy. Choć Lean pochodzi bezpośrednio z przedsiębiorstw produkcyjnych, to niesie ona narzędzia, które mogą pomóc także jednostce – niezależnie od tego czy pracuje w firmie produkcyjnej, czy w organizacji o specyfice „szczupłej”, czy też na własny rachunek.

Rodzaje marnotrawstwa, czyli „7 grzechów głównych”

Na początek zacznę od trochę teoretycznego nudziarstwa, jednak moim zdaniem niezbędnego, żeby złapać ogólny kontekst całej koncepcji

Lean wyróżnia dwa główne rodzaje marnotrawstwa: 

  • I typu, czyli takie, które ciężko wyeliminować, bo są po prostu potrzebne, jednak przynoszą małą wartość
  • II typu, czyli zbędne czynności, które z jakiegoś powodu są wykonywane, ale łatwo można by było je wyeliminować bez dużej szkody.

Jak już zapewne się domyślasz, przenosząc centrum uwagi na siebie i sposób swojej pracy będą one głównie marnotrawstwa drugiego typu. Nie oznacza to jednak, że tylko i wyłącznie. 

No dobra, ale jakie są te główne grzechy wg Lean?

  1. Nadprodukcja, czyli nadmierna produkcja czegoś (od towarów, materiały, po maile, telekonferencje itd.). Może to być także nadprodukcja pomysłów, których tak naprawdę nigdy nie będziesz chciał wdrożyć. 
  2. Zapasy, czyli rezultat nadprodukcji – powstawanie zapasów to koszty (tutaj mogą to być – intuicyjnie – towary, ale i nikomu niepotrzebne dokumenty, zatwierdzenia itd.). 
  3. Transport, rozumiany jako nadmierne przemieszczenie – materiałów między budynkami, dokumentów pomiędzy działami, przesyłanie pliku Excel w kółko między sobą, zamiast trzymać go w jednym miejscu na Intranecie itd.)
  4. Braki (defekty), czyli np. błędy w procesie produkcyjnym, ustawieniach maszyn, sposobie transportu, przechowywaniu materiałów, ale także błędy w dokumentacji, niepełna informacja, niejasne procedury, zadania itd.
  5. Zbędne przetwarzanie, inaczej – działania, które są w procesie, ale ich wartość dodana jest niewielka. Za dużo masła w maśle. Do tego worka wrzucamy nadmierną kontrolę towarów, powtarzające się czynności, zbyt rozbudowany obieg papierów, czy zbyt szczegółowy proces zatwierdzenia.
  6. Zbędny ruch, generowany przez kiepską ergonomię pracy, niewłaściwe instrukcje itd. Wszystko to, co powoduje niepotrzebne czynności. 
  7. Oczekiwanie, wszystko to, co spowalnia lub zatrzymuje działanie w czasie. Tutaj oprócz kwestii technicznych takich jak oczekiwanie na materiał, wchodzą także aspekty, które blokują proces decyzyjny, czyli zebranie się zespołu, dokumentów itd.

Uff, tutaj stop z teorią.

Chodziło mi o przedstawienie ogólnego kontekstu. Jeżeli chcesz przeczytać więcej o aspekcie teoretycznym i przyczynach tych marnotrawstw, polecam artykuł z bloga Janusza Albina “Bo tak chcę”, którym się wspomagałem pisząc ten akapit.

Rozumienie kosztów

Trzeba wiedzieć, że koszty to nie tylko ilość straconych pieniędzy wyrażona w konkretnej kwocie. To także niemożliwy do odzyskania czas w wyniku nieefektywnego działania.

A jak to mówią: czas to pieniądz.

Choć nie jest to tak namacalne, to trzeba to mieć w świadomości. 

Jeżeli pracujesz na swoim, to będą to także Twoje własne pieniądze. Jeżeli u kogoś – pieniądze Twojego pracodawcy, który w czasach „chudszych” (a takie właśnie niewątpliwie nadeszły) będzie chętniej szukał oszczędności. Niekoniecznie w sposób przemyślany i uczciwy. Jeżeli więc masz szansę coś poprawić – spróbuj to zrobić (wiem, że nie zawsze się da, ale warto próbować).  

Kosztem są także skutki psychiczne, które objawiają się frustracją spowodowaną powtarzalnością czynności, czy też uciążliwością ich wykonania. Następstwem frustracji jest stagnacja, niechęć do działania, prokrastynacja i „niechcesizm”. 

Standard pracy

Każdy z nas posiada jakiś standard pracy. Swoje przyzwyczajenia, takt, plan wykonywania zadań. Czasami jednak wbijamy się w pewien automat, zaczynamy dzień w określony sposób, np. czytając maile, tworząc raporty, prowadząc określone spotkania itd.

Zawsze mi się wydawało, że pracuje raczej efektywnie. Jestem zajęty, ale robie to, co trzeba. Nigdy nie popierałem jednak tego uczciwą analizą. 

Gdy w końcu to zrobiłem, wyłapałem wiele punktów, które pokazały marnotrawstwo w mojej codziennej pracy. To mnie zaskoczyło, bo nie sądziłem, że jest ich aż tak wiele. 

Jedną z tych rzeczy, było np. tworzenie dwóch różnych raportów na dwóch różnych poziomach: wewnątrz działu i na poziomie linii produktowej. Zawierały praktycznie te same informacje, ale zmieniały formę i datę danych. 

Było na przykład tak, że we wtorek wysyłałem raport z danymi sprzed 2 tygodni, a na następny dzień wysłać drugi raport na bazie świeższych informacji z rana. Nie mogłem tego przesunąć, bo były z góry ustalone deadline’y, których nikt nie chciał zmienić. Trzeba było robić to się robiło 🙂

  • Ten sam temat
  • Dwa tygodnie różnicy w aktualizacji,
  • Dwie odbiegające od siebie informacje wychodzące w tym samym tygodniu, dzień po dniu

Głupia rzecz, jednak przyczyna była jedna. Ustalona od dawien, dawna zasada, że raport z danymi na bazie których tworzę własną wersję raportu, przychodzi do mnie w środę. Bo tak przecież kiedyś ktoś ustalił i działało. 

Jaki był tego skutek?

  • Nieaktualne dane w jednym z raportów
  • Duplikowanie tej samej pracy we wtorek i środę
  • Bezsens samego zadania 

Takich przykładów mógłbym wskazać więcej, jednak ten i tak dobrze pokazuje, że często nie jesteśmy świadomi głupot, jakie się na co dzień robi

Tworzenie skoroszytu

Dobra, to właściwie jak sobie taką analizę zrobić.

Jedną z metod jest utworzenie odpowiedniego skoroszytu np. w Excelu. W moim przypadku zastosowałem skoroszyt, który dzielił się na trzy sekcje i był dostosowany (zgodnie z moim stanowiskiem) do pozycji lidera. 

Niemniej jednak każdy może go użyć w swojej pracy codziennej, niezależnie od tego czy jesteś osobą pracującą w branży kreatywnej, czy menedżerem lub liderem w dużej korporacji, czy po prostu pracujesz w małej firmie. 

Skoroszyt składa się z trzech lub czterech sekcji:

  • Zadania kwartalne lub miesięczne
  • Zadania dzienne lub tygodniowe
  • Plan rozwoju

Do tego należy dodać rodzaje zadań:

  • Spotkanie
  • Dostarczanie 
  • Pomoc

Jak zacząć odkrywać swoje aktywności?

  1. Zastanów się, jaki jest Twój proces decyzyjny i codziennie zajęcia
  2. Zdefiniuj jak często te zadania wykonujesz
  3. Określ, czy są faktycznie istotne dla Twojej pracy
  4. Zastanów się, kto może je zrobić. Może uda się je delegować do kogoś innego?
  5. Określ, jak często muszą być faktycznie wykonywane
  6. Zacznij analizę i umieszczanie w skoroszycie

Zadania kwartalne lub miesięczne

Tutaj znajdują się wszystkie zadania, które wykonuje kwartalnie lub miesięcznie. Ilość,  częstotliwość, w których tygodniach. Wygląda to mniej więcej tak, jak w tabeli poniżej:

Czy to mają być rozpisane zadania miesięcznie lub kwartalnie, zależy od Ciebie. W końcu to Twój standard pracy 🙂

Zadania dzienne / tygodniowe

Tutaj są zadania, które występują częściej – tygodniowo, bądź dziennie. Tak naprawdę, powinny  się one znaleźć w osobnych tabelach. Mogą to być spotkania z zespołem, tygodniowe raporty, pomoc nowemu koledze lub koleżance w uczeniu się stanowiska itd. 

Statusy można sobie oznaczać za pomocą np. kropek stawianych przy dacie. 

  • Czarna kropka oznacza, że czynność jest zaplanowana. 
  • Zielona, że zrobiona. 
  • Czerwona, że nie udało się zrobić. 
  • Żółta, że to zadanie było zbędne. 

Plan rozwoju

Rzeczy, które chcesz zrobić, żeby polepszyć swoje kompetencje. Np. jakieś szkolenie, kurs, nauka konkretnej umiejętności. 

Cały skoroszyt może wyglądać na przykład tak:

Źródło:  http://www.aleanjourney.com/2017/04/digital-leader-standard-work-with.html

Wszystkie te elementy zestawiane razem, w jednym skoroszycie pokazują, które punkty się powtarzają, jaki tworzą takt i czy zdefiniowane zadania są nam faktycznie potrzebne. Właśnie w ten sposób zestawione doskonale uwydatnią, gdzie można szukać usprawnień, które punkty można łączyć, które należałoby podzielić itd. 

Listując wszystkie  czynności, które wykonujemy w swojej codziennej pracy, zyskujemy wizualizację naszych własnych działań, naszego codziennego dnia w pracy. Ważne jest także, by ten Excel był dostosowany do Twojego dnia pracy. W końcu ma odzwierciedlać to, co Ty robisz. Jednak końcowym rezultatem będzie wciągnięcie esencji z Twojego stanowiska i ustandaryzowanie tych działań.

Co działa lepiej na przekonanie się do czegoś niż ukazanie tego w prostej formie?

Analiza zachowań

Kolejny krok to analiza wytypowanych zachowań. Złożenie ich do kupy, porównanie i wyciąganie wniosków. 

Tutaj dochodzimy do istoty całego działania. Wizualizując naszą „pracową” codzienność zyskujemy wyraźny obraz tego, co robimy dobrze, co robimy źle, gdzie powinniśmy utrzymywać naszą aktywność. 

Jesteśmy w domu!

Właśnie tutaj powinny wyjść na jaw marnotrawstwa w codziennym działaniu. Wszystkie  nadmierne obiegi dokumentów, dodatkowe spotkania, telekonferencje, kręcenie się w kółko wyjdą w tej analizie. 

Na pomoc cykl Deminga 

Każdy, kto choć trochę miał styczność z zarządzaniem, spotkał się z cyklem Deminga (PDCA). 

Źródło: Opracowanie własne
  • Zaplanuj – ten etap wchodzi w definiowanie zadań, celów. W skrócie: co chcę zrobić, żeby pracować lepiej. Definiując cele, możesz użyć metody SMART.
  • Zrób, czyli po prostu zacznij robić to co zdefiniowałeś 🙂 
  • Sprawdź, etap analizy tego co robisz. Wizualizacja w skoroszycie znacznie ten etap ułatwia.
  • Działaj, czyli zmieniaj, modyfikuj, poprawiaj. Po to powstał skoroszyt z poprzedniego akapitu.

I kółko się toczy 🙂

Podjęcie działania

To właśnie działanie jest istotą i motorem napędowym wszelkich pozytywnych zmian. Podążając cyklem PDCA, wchodzimy na ścieżkę ciągłego szukania możliwości eliminacji  zachowań, które zjadają nasz cenny czas. Sprawia to, że stosując zasady cyklu PDCA, zamiast pracować więcej, pracujemy mądrzej. 

Poddając je wizualizacji i analizie łatwiej wprowadzić odpowiednie poprawki, przez co w zasadzie można dużo lepiej dobrać rozwiązania do potrzeb. 

Choć może się wydawać, że takie klepanie swojej pracy do Excela brzmi jak chory wymysł korpoczłowieka, to uważam, że jest to jedna z fajniejszych rzeczy jaką oferuje Lean. 

Chodzi przecież o ogólną koncepcję, ideę, narzędzie. A to narzędzie w mojej ocenie jest po prostu dobre i skuteczne 🙂

Co Wy sądzicie o takiej metodzie zwiększania efektywności? 

A może według Was nie warto sobie zawracać głowy takimi metodami? 🙂

Dajcie znać w komentarzach.

Podoba się? Podziel się!