Postanowienie o zbudowaniu polityki i strategii zakupowej w przedsiębiorstwie to jedna z najlepszych decyzji, jaką można podjąć w zarządzaniu firmą i to niezależnie od jej rozmiaru. 

Korzyści płynące z tego ruchu są ogromne:

  • Lepsza kontrola wydatków
  • Skuteczniejsze alokowanie wysiłków zespołu w bardziej opłacalne obszary
  • Obniżenie kosztów zakupu towarów i usług
  • Łatwiejsza identyfikacja oszczędności
  • Eliminacja lub ograniczenie chaotycznych zakupów bez autoryzacji (tzw. maverick buys)
  • Budowanie relacji z dostawcami

A to zaledwie kilka przykładów.

No dobra, ale jak to zrobić? 

W poniższym wpisie przedstawię kilka kroków i porad, od czego zacząć. 

Z tego wpisu dowiesz się:

* Jakie rodzaje zakupów występują w firmie

* Jakie kroki podjąć do zbudowania polityki zakupowej

* Na jakich elementach się skupić na każdym etapie

Dzień dobry – tu Macierz Kraljica

Na początek zacznijmy od poznania, jakiego rodzaju wydatki mogą występować się w firmie. 

W 1983 roku Peter Kraljič – słoweński guru zakupów – na łamach Harvard Business Review zaproponował model, który w mojej ocenie bardzo dobrze oddaje esencje najczęściej występujących form wydatków w firmie.

W swoim modelu zaproponował on podział na 4 kategorie wydatków:

  1. Produkty standardowe
  2. Wąskie Gardła
  3. Produkty dźwignie
  4. Produkty strategiczne

Opracowanie własne

Produkty standardowe 

Produkty standardowe to takie, które są przede wszystkim łatwo dostępne i charakteryzuje je niskie ryzyko dostaw. Na rynku jest dużo firm dostarczających te produkty, więc znalezienie nowych źródeł dostaw nie jest szczególnie trudne. 

Produkty standardowe mają z reguły niewielki wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Inaczej mówiąc, nie mają one istotnego wpływu na kondycje finansową Twojej firmy. Często dzieje się też tak, że kupcy spędzają nad nimi nieadekwatnie dużo czasu (np. poświecają 70% czasu na 5% wartości wydatków). 

Jak sobie z radzić kupnem produktów standardowych?

Przede wszystkim, zaczynając od obniżenia wysiłku zakupowego dla tych produktów do niezbędnego minimum. Środki, które można zastosować to np. automatyzacja, pozostawienie decyzyjności na niskim szczeblu, umowy ramowe, e-katalogi itp. 

W skrócie – zachowanie adekwatności wysiłku do wartości zakupów. W tej grupie powinno też dominować planowanie krótkoterminowe. 

Wąskie gardła

Ten typ jest jednym z tych „upierdliwych”, czyli towary te musimy skądś mieć, ale ich wartość w stosunku do ogółu wydatków jest niska. 

Oprócz tego wąskie gardła to przede wszystkim produkty o małej elastyczności jeśli chodzi o dostępność dostawców na rynku, mogą powodować przestoje w produkcji i charakteryzuje je wysokie ryzyko dostaw

Są to towary lub usługi bardzo specjalistyczne, krytyczne, które wymagają opracowania planów awaryjnych. Świadomość faktu, że są takie „tykające bomby” jest niezwykle istotna i zawsze warto mieć dla nich „Plan B”.

Horyzont planowania dostaw tych towarów powinien mieścić się w średnim okresie. 

Produkty dźwignie

Dźwignie to produkty, gdzie zaczyna się prawdziwa zakupowa zabawa. 

Są to produkty o dużym wpływie na finanse firmy, istnieje duża konkurencja i wywoływanie uczucia rywalizacji wśród dostawców jest niezwykle proste. 

Produkty dźwignie są mocno powiązane m.in. z dźwignią kosztu i wolumenu, którą opisywałem we wpisie o dźwigniach zakupowych

Ryzyko dostaw jest niskie i osoba kupująca stoi z reguły na uprzywilejowanej pozycji. 

W tej grupie produktów należy się nastawić na maksymalne wykorzystanie siły zakupowej, by uzyskać jak najlepsze wyniki. Bardzo dobrze się sprawdza tzw. „competetive bidding”, czyli np. aukcje online. 

Planowanie w tej grupie powinno być krótko i średnioterminowe. 

Produkty strategiczne 

To grupa towarów o szczególnym znaczeniu dla przewagi konkurencyjnej firmy. Mają one duży wpływ na jej wyniki finansowe, mogą być dostarczone tylko przez określoną i ograniczoną grupę dostawców. Stąd też tak bardzo istotne jest, aby budować z nimi długofalową relację.

Towary lub usługi z tej grupy bywają drogie i trudne w wytworzeniu

Produkty strategiczne wymagają dokładnej, dogłębnej i nastawionej na cele Twojego biznesu analizy rynku dostawców

Bardzo przydatne bywają też analizy make vs. buy.

W tej grupie zakupów szczególnie ważne jest zaangażowanie osób na najwyższym stopniu decyzyjności i – jak się już łatwo domyslić – planowanie długoterminowe. 

6 etapów tworzenia strategii zakupowej

Skoro już wiadomo, z jakimi rodzajami zakupów można się spotkać w firmie, czas by przystąpić do działania 💪

Krok 1 – Określenie potrzeb biznesowych firmy

Polityka zakupowa firmy ma przede wszystkim pomagać firmie osiągać jej cele biznesowe. Jednak często, niektóre działania nie mają nic wspólnego z takim podejściem. 

Są firmy, gdzie dominuje czysto reaktywne podejście do zakupów, czyli – jest potrzeba -> trzeba znaleźć dostawcę -> dochodzi do zakupu. Nie stoi za tym żaden głębszy research.

Dlatego właśnie punktem pierwszym powinno być zrozumienie długoterminowych celów firmy

Co firma chcę osiągnąć, jakie działania chce podjąć, gdzie chce się znajdować na rynku za kilka lat. Cele mogą być określane np. za pomocą metody S.M.A.R.T.

Kolejną sprawą jest także zrozumienie potrzeb klienta wewnętrznego, czyli użytkowników (działów), dla których coś jest kupowane. W końcu to oni znają się najlepiej na swojej pracy i kupowane rzeczy powinny służyć w osiąganiu przez nich jak najlepszych wyników dla firmy. 

Nigdzie nie dostanie się lepszej informacji niż u samego źródła. 

Krok 2 – Analiza i kategoryzacja wydatków

W drugiej kolejności istotną sprawą jest, aby zrozumieć, jak wydawane są pieniądze w firmie

Dlaczego?

W pierwszej kolejności gruntowna analiza wydatków wskaże obszary, gdzie w rzeczywistości rozchodzi się najwięcej pieniędzy. Uwydatni konkretne wydatki na bazie dokładnych liczb.

Bardzo często się wydaje, że koszty są pod kontrolą. Być może tak jest, ale może też tak się zdarzyć, że jest to tylko subiektywne wrażenie. 

W drugiej kolejności warto poszerzyć taką analizę także o przydzielenie wydatków do poszczególnych kategorii takich jak np. materiały biurowe, utrzymanie ruchu, zakup materiałów, szkolenia etc., by szukać wspólnych mianowników między nimi.

W trzeciej kolejności analizując wydatki, warto stosować zasadę Pareto lub analizę ABC, aby rzeczywiście wyłapać np. 20% wydatków, które odpowiadają za 80% kosztu. 

Jako ostatni element analizy można zastosować kategoryzacje wydatków wg opisanej wcześniej Macierzy Kraljica. To właśnie dzięki niej będzie wiadomo jak podejść do analizy rynku dostawców i samych dostawców, by zostały zrealizowane postawione cele.

A skoro już o analizie dostawców mowa…

Krok 3 – Analiza rynku dostawców

Aby mieć pełny obraz otoczenia biznesowego trzeba „wybrać się” na rynek dostawców. 

Bardzo istotną sprawą jest utrzymanie aktualności posiadanych danych. Warto pytać dostawców o oferty, nawet gdy nie do końca chce się ich zmieniać. Można to robić np. poprzez RFI (o rodzajach zapytań ofertowych pisałem we wpisie tutaj), by utrzymać kontakt z partnerami biznesowymi, znać ich plany rozwoju na przyszłość, mapy produktowe etc. 

Dzięki temu Twoja firma będzie miała partnerów, którzy rozumieją cele Twojej firmy. Utrzymanie tej zbieżności jest szczególnie istotne dla produktów strategicznych. 

Dzięki analizie rynku dostawców Twoja firma otrzyma również informację, które źródła są wartościowe, a które należy ograniczać. 

Do analizy rynku dostawców można zastosować np. metodę 5 sił Portera lub analizę SCOPE.

Krok 4 – Wybranie strategii zakupów 

Na tym etapie wiemy już, jakie są cele Twojej firmy, jak wydajesz firmowe pieniądze, które wydatki są istotne, a które nie oraz znamy rynek dostawców. 

Nie pozostaje, więc nic innego jak wybrać strategię zakupów 🙂

Być może teraz spłycam troszkę to zagadnienie, ale prawda jest taka, że to sprawa wielowymiarowa poparta wnioskami z przeprowadzonej we wcześniejszych krokach analizie

Wszystko zależy od sytuacji Twojej firmy i jej celów.

Dobranie taktyk i narzędzi będzie zależeć właśnie od nich. Wcześniejsze kroki miały na celu doprowadzić do tego momentu.

Niemniej jednak jest kilka podstawowych strategii, które można zastosować:

  • Redukcja kosztów zakupu
  • Zwiększenie poziomu jakości dostaw i kupowanych produktów
  • Zwiększenie elastyczności łańcucha dostaw
  • Zmniejszenie ryzyka dostaw
  • Zwiększenie niezależności od czynników zewnętrznych

Jest to jednak tylko sugestia i drobna podpowiedź 😉

Krok 5 – Ułożenie procesu i wdrożenie systemu IT

Po opracowaniu części merytorycznej czas na narzędzia. To one mają wspomóc opracowaną właśnie strategię zakupów. 

Dlaczego dopiero w tym momencie?

Bo narzędzia powinny być dostosowane do wizji, a nie na odwrót. Czasem niektóre z nich mogą krępować użycie niektórych rozwiązań. 

Zastosowanie odpowiedniego systemu do obsługi zakupów zmniejsza ryzyko błędów, zwiększa produktywność pracowników i zapewnia przejrzystość oraz powtarzalność procesu. 

Czy trzeba inwestować już od początku w odpowiedni software?

Według mnie – to zależy 😉

Jeśli firma jest mała, posiada prosty i nieskomplikowany proces, na początku taka inwestycja nie jest w 100% konieczna. A już na pewno nie powinna wstrzymywać decyzji o wdrożeniu strategii zakupowej. 

Natomiast jeśli mamy do czynienia z bardziej złożonym procesem, w mojej ocenie nie ma potrzeby zwlekać. To i tak wróci.

Krok 6 – Ciągłe doskonalenie i mierzenie rezultatów

Wracanie do podjętych działań, ich analiza i mierzenie skuteczności polityki i strategii zakupowej to podstawa jej powodzenia. 

Ustanowienie odpowiednich mierników z pewnością pomoże zrozumieć, gdzie polityka jest skuteczna, a gdzie wymaga poprawy. 

Jakie to mogą  być mierniki?

Od najbardziej podstawowych takich jak np. oszczędności, terminowość dostaw, jakość, po inne bardziej skomplikowane i odzwierciedlające specyfikę branży. 

Strategia zakupów powinna być tak samo aktualizowana i egzaminowana jak inne obszary firmy, które odpowiadają na potrzeby rynku. W skrócie – powinna zmieniać się razem z otoczeniem biznesowym. 

Podsumowanie 

Strategia zakupów to doskonałe narzędzie do budowania przewagi konkurencyjnej i trzymania firmowych kosztów w ryzach.

Działy zakupów często są jednak domeną firm większych, a te mniejsze nie chcą alokować środków w tym obszarze. W końcu nie każdą firmę stać na utrzymanie kilku profesjonalnych kupców dla kilku kategorii.

Są jednak inne opcje takie jak outsourcing zakupów, który może pomóc ten problem rozwiązać. Jeśli wydatki nie są duże, w początkowej fazie można próbować to zagadnienie pokrywać w ramach dostępnych zasobów.

Niemniej jednak mam całkowite przekonanie, że w przypadku sporej grupy firm, pomijanie obszaru zakupowego jest marnowaniem doskonałej okazji do wyróżnienia swojej firmy na rynku i zaoszczędzenia środków np. na inwestycje.

Dlatego właśnie warto poświęcić temu obszarowi odrobinę więcej uwagi 🙂

W komentarzach dajcie znać co o tym myślicie 🙂

Podoba się? Podziel się!