W pracy każdego przedsiębiorcy, bądź kupca przychodzi moment, gdzie trzeba się przygotować do negocjacji zakupowych. Czy to na nowy projekt, dostawy roczne, usługi, czy też kontrakt długoterminowy. 

Przygotowanie to proces, który oczywiście trwa. 

To zdobywanie wiedzy, analiza rynku, sytuacji wewnętrznej w firmie, zapotrzebowania, orientowanie się w wykonalności zakupu, ale także odpowiednie nastawienie psychiczne, definiowanie BATNY i właśnie budowanie odpowiednich dźwigni, żeby wzmocnić swoją pozycję negocjacyjną. 

Zastanówmy się więc, jakie dźwignie można zbudować, tak aby pomogły w osiągnięciu postawionych celów biznesowych?

Wolumeny i ilości

Wiadomo – od przybytku głowa nie boli. 

Większe ilości to większa wartość zakupów (czyli tym samym całkowita wartość biznesu), a co za idzie większa siła negocjacyjna. To znakomity argument, by przekonywać na dostawcę, by obniżył swoją cenę. Działa tutaj ekonomia skali, czyli m.in. lepszy podział pracy, czy zmniejszający się koszt jednostkowy. Dzięki temu dostawca ma szersze pole manewru, by zaproponować lepsze warunki współpracy. 

Niemniej jednak dźwignia wolumenów otwiera również pewne pułapki, na które trzeba uważać. Nie jest ona również łatwo dostępna dla mniejszych firm. 

Ale po kolei. 

Po pierwsze, dane muszą być solidne. Można użyć szacunków (np. przy fazie RFI), ale wciąż dane te muszą mieć oparcie w jakichś źródłach (np. historii podobnych zakupów).

W wypadku, kiedy dane są nierzetelne (np. są mocno przeszacowane), możesz po prostu dostawcy za dużo obiecać. A to otwiera drogę do znaczących podwyżek, sporów sądowych, popsutych relacji. Podobnie w druga stronę – niedoszacowanie może tworzyć problemy np. z przepustowością dostawcy i terminowymi dostawami.

Po drugie, kiedy kontrakt dotyczy dostaw długoterminowych, fluktuacje zapotrzebowań, kryzysy gospodarcze lub ponadprzeciętne prosperity mogą sprawić, że zgłoszone zapotrzebowanie może się nie ziścić lub znacząco przekroczyć oczekiwania. 

W takich sytuacjach zawsze warto wpisać w kontrakt elastyczność ilości zdefiniowaną jako np. odchylenie +/- 20% od bazowego scenariusza. 

Po trzecie, przygotowując wolumeny, należy spojrzeć globalnie na zapotrzebowania firmy. Nie tylko na konkretny biznes lub projekt, ale szukać możliwości dodania produktu do innych projektów (jeśli istnieją), sprawdzić zapotrzebowanie na prototypy przekrojowo, przez całą firmę etc.

Niektórzy dostawcy mogą mieć np. pokusę, by odbijać sobie cenę z produkcji seryjnej na prototypach licząc za nie nawet pięciokrotnie wyższe ceny w stosunku do cen seryjnych. Jeżeli nie są one wpisane w kontrakt, więc warto się zabezpieczyć na taką ewentualność. 

Dźwignia ta jednak nie sprawdzi się w przypadku produktów, które są produkowane wyłącznie przez jednego dostawcę (tzw. sole source) i muszą być użyte w Twoim produkcie (bo np. klient sobie życzy mieć okresloną funcjonalność). Dostawca wtedy wie, że nie masz za bardzo gdzie pójść.

Na szczęście takie przypadki są stosunkowo rzadkie. 

A co ma zrobić mała, rodzinna firma? 

Tutaj pole manewru jest ograniczone i z góry mówię – ta dźwignia nie jest zawsze możliwa do zastosowania dla małych firm, które kupują niewielkie ilości, o względnie małej wartości. 

Jednym z rozwiązań, aby uzyskać dźwignię wolumenu przez takie przedsiębiorstwa jest np. zawiązanie „spółki” z innymi firmami, które kupują te same materiały co my, a następnie wspólne negocjowanie warunków handlowych.

Niemniej jednak to rozwiązanie sprawdzi się tylko w szczególnych przypadkach, najczęściej w obszarach mniej wrażliwych takich jak np. zakup materiałów biurowych. 

“Paaanie, a tam jest taniej”, czyli dźwignia kosztu

Tę dźwignię w zakupach wykorzystujemy bardzo intuicyjnie. W sporym uproszczeniu – wysyłamy zapytanie ofertowe, zbieramy oferty, porównujemy i negocjujemy. 

Dźwignia kosztu fajnie się sprawdza, gdy robimy szeroki benchmark ofert lub mamy okazję przeprowadzić aukcję online, w której możemy zaangażować większą ilość dostawców.  

Warunkiem skutecznego i uczciwego użycia tej dźwigni jest solidna specyfikacja (lub zakres prac w przypadku usługi), która sprawi, że porównujemy dwie, dokładnie takie same rzeczy. Doświadczony i sprawny dostawca będzie wiedział, kiedy go „naciągamy”  zadając odpowiedni zestaw pytań. Kiedy to wykryje pewnie się specjalnie nie zdziwi, ale możliwe że sam zacznie stosować takie techniki również względem Ciebie.

Czasami uda się uzyskać lepsze rezultaty lekko „dezinformując” dostawcę, ale po pierwsze nie jest to do końca fair. Po drugie na pewno nie w duchu negocjacji win-win, które budują długofalową, partnerską relację z dostawcą. 

Takie porównania cenowe mają także duży sens przy zakupach mniejszych ilości w mniejszych biznesach. 

Ostatnim ważnym aspektem tej dźwignie jest konieczność rozpatrzenia całkowitego kosztu posiadania (eng. TCO – Total Cost of Ownership), a nie wyłącznie uzyskanych cen. Koszt wprowadzenia nowego dostawcy może przewyższać oszczędności wynikające z porównania ofert. Trzeba o tym pamiętać.

W kupie siła

Kolejnym aspektem, który może wzmacniać dźwignię negocjacyjną, to po prostu Twój zespół. Ale nie tylko kupiecki (pod warunkiem, że go masz), choć on będzie grał pierwsze skrzypce w rozmowie z dostawcą – ale także inżynierowie, projektanci, kucharze, jakościowcy i cała reszta, którą można sobie wyobrazić zależnie od branży. 

Swoją ekspertyzą, wiedzą i wsparciem mogą dostarczyć nieocenionych argumentów w dyskusji z dostawcą. Mogą one zaważyć na końcowym kształcie porozumienia i umowy. 

Dlatego warto inwestować w ludzi i umożliwić im budowanie im mocnych relacji pomiędzy sobą. Taki sposób to jedna z najlepszych przewag negocjacyjnych, jaką możesz mieć w swojej firmie. 

To także świetna dźwignia dla małych firm, gdzie zespoły są często bardziej zżyte niż w przypadku dużych korporacji. 

Dwa źródła, jeden produkt, czyli multi source

Może się powtórzę, ale pomimo że kładę spory nacisk na zaufanie i relacje win-win, zawsze warto tworzyć sytuację korzystną przede wszystkim dla siebie. 

W myśl zasady „ufaj, ale sprawdzaj”. 

Polityka wielkrotnego źródła (multi source) to doskonałe zabezpieczenie na wypadek ewentualnych prób podwyżek przez jednego z dostawców. To też świetna polisa ubezpieczeniowa na wypadek bankructwa jednej z nich, gdyż po prostu nie trzeba szukać nowego źródła na wariackich papierach. 

Taka polityka ma szczególne znaczenia w branżach o charakterze przemysłowym, gdzie zmiana dostawcy to skomplikowany proces, trwający czasem tygodniami lub nawet miesiącami (np. branża motoryzacyjna). 

Posiadanie łatwo dostępnego alternatywnego źródła pozwala np. na przełączanie wolumenów pomiędzy nimi w zależności, gdzie jest taniej bez konieczności uruchamiania ponownie lub w ograniczonym zakresie działu R&D.

To także dobre rozwiązanie dla małych projektów, gdyż wszystkie zakupowe aspekty jak cena, terminowa dostawa, czy jakość są zachowane na podobnym poziomie.

Rynek lokalny, rynek globalny

Bardzo często spotykam się, ze stwierdzeniami takimi jak:  

„A ja wolę to kupować u Pana Zenka, bo ich już znam i jestem zadowolony”.

To bardzo dobrze, że masz dostawcę, na którym możesz polegać! Warto pielęgnować z nim relację.

Jednak lepsze jest wrogiem dobrego. 

Warto sprawdzić, co oferuje rynek europejski, a nawet globalny. Zestawić to, co obecnie kupujemy na lokalnym rynku z możliwością zakupu na rynku zagranicznym. 

Takie porównanie sprawi, że wyjdziesz z bańki obecnych przekonań, szerzej spojrzysz na swoje zakupy, a jako korzyść możesz uzyskać niższy koszt w tej samej lub lepszej jakości. 

Zdaje sobie sprawę, że mniejsza firma, która potrzebuje np. części odlewanych z aluminium dla swoich zabawek, może mieć utrudnioną weryfikację dostawcy (a sytuacja z koronawirusem dodatkowo temat komplikuje). Jednak czasem warto spojrzeć na taką podróż jako inwestycję na przyszłość.

Sytuacja z koronawirusem pokazuje, że są również tańsze metody weryfikacji dostawców np. poprzez audyt wideo. 

W ten sposób zbudowana alternatywa może stanowić bardzo dobrą dźwignię kosztową dla „lokalsa” w samym procesie negocjacji. 

Make vs buy, czyli może po swojemu?

Choć nie zawsze robienie samodzielnie niektórych komponentów, usług jest w celach strategicznych firmy, to z uzasadnienia biznesowego może czasem wynikać, że bardziej opłaca się je wytwarzać samodzielnie.

Taki business case można jednak wykorzystać w negocjacjach z dostawcami. 

Dzięki temu, że Twoja firma ma wiedzę na temat tego jak daną rzecz robić, wie także, jakie są koszty oraz metody jej wytworzenia.

Ta wiedza doskonale sprawdzi się w negocjacjach z dostawcą i stanowi znakomitą dźwignię do dalszych dyskusji, gdyż można m.in. przyjrzeć się bliżej procesowi produkcyjnemu dostawcy, proponując rozwiązania oszczędnościowe. 

Podsumowanie 

Te kilka dźwigni to oczywiście nie wszystkie dostępne opcje, jakie mogą się pojawić. Wiele zależy także od kreatywności strony kupującej. 

Wiele również zależy od samej kategorii produktu i jego typu, inaczej bowiem będzie się negocjować części plastikowe, inaczej żywność, a jeszcze inaczej licencje na oprogramowanie.

Warto także pamiętać, że nawet małe rodzinne firmy, czy też startup’y nie stoją na przegranej pozycji i one także mogą skutecznie prowadzić negocjacje zakupowe. Często nie gorzej niż większe firmy właśnie z pomocą odpowiednio zbudowanych dźwigni zakupowych. Warto o tym pamiętać, gdyż jest to element budowania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Jakie jeszcze dźwignie można zbudować w zakupach Waszym zdaniem?

Zapraszam do komentowania 🙂 

Podoba się? Podziel się!