Pomysły na generowanie oszczędności w firmie można mnożyć w nieskończoność. Część z nich ma charakter długofalowy, część jest na tu i teraz. W wielu artykułach w internecie można znaleźć dużo sugestii do tego gdzie i jak ciąć koszty. Padają konkretne propozycje ograniczania wydruków, paliwa, wynajmu biura etc. 

Niemniej jednak niewiele z nich podpowiada jak robić to długofalowo, tak by efekt był długotrwały, wymierny i przynosił zyski także w przyszłości.

Choć – jak to zwykle bywa – na początku może trochę boleć, to warto pomyśleć o tym aspekcie w sposób strategiczny. Szukanie oszczędności krótkofalowych jest dobre, jednak jako tymczasowy środek zaradczy i czysto reaktywny, w nagłych sytuacjach. Prawdziwie wymierne efekty można osiągnąć, dopiero łącząc je z działaniami strategicznymi.

1. Analiza wydatków

Zapewne znasz ideę budżetu domowego. Podobnie jak w domu, firma również potrzebuje swojego budżetowania. I podobnie jak w domu, budżet ten należy dogłębnie przeanalizować. 

Choć jako przedsiębiorca lub menedżer (obecny lub przyszły) zapewne wiesz, gdzie mniej więcej pieniądze Twojej firmy się rozchodzą (lub będą rozchodzić), to świadomość poprawnej kategoryzacji wydatków jest bardzo istotna. Otwiera ona bowiem drogę, do przejrzystego obrazu:

  • Jakie koszty są strategiczne dla firmy, a które mniej istotne.
  • Jaka część budżetu jest przeznaczana na każdą z nich.
  • Z których można zrezygnować, a z których nie. 

To bardzo ważne, bowiem umożliwia łatwą identyfikację nieefektywnego lokowania środków. Co za tym idzie, umożliwia wprowadzanie odpowiednich korekt do wydawania firmowych pieniędzy. Dla każdej z kategorii wydatków możesz opracować odpowiednią politykę wydatków i doboru dostawców (niezależnie, czy masz swój biznes lub pracujesz w firmie produkcyjnej, handlowej, czy usługowej). 

Długofalowym efektem takiego podejścia, jest maksymalizacja oszczędności, dobrze dobrani dostawcy wspierający wizję Twojej firmy i dobra jakość łańcucha dostaw. 

2. Stały benchmarking dostawców

Ufaj, ale sprawdzaj.

To znakomita zasada, która świetnie się sprawdza przy zarządzaniu firmowymi wydatkami. 

Jeżeli pewne usługi lub produkty otrzymujesz od zewnętrznych, stałych dostawców, doskonale wiesz, że dobrzy dostawcy są na wagę złota. Jednak po pewnym czasie, niektórzy z nich mają naturalną tendencję do podwyżki cen i wykorzystywania zbudowanej pozycji. A to zdecydowanie nie sprzyja generowaniu oszczędności. 

Zawsze warto trzymać rynek pod kontrolą. Zawsze warto wysłać zapytanie ofertowe do 2-3 innych dostawców tych samych produktów lub usług i sprawdzić jaki poziom cenowy oferuje rynek.

Kiedy różnice są niewielkie, czasem nawet nie warto rozważać zmiany dostawcy.

Ale kiedy znajdziesz na rynku rozwiązania istotnie tańsze i zmiana dostawcy nie zagrozi funkcjonowaniu biznesu – zyskujesz dodatkowy argumenty i kontrolę nad sytuacją. 

3. Więcej niż jedno źródło dostaw

Stały benchmarking prowadzi także do jeszcze jednego „oszczędnościogennego” zjawiska. Wprowadzenia dodatkowego źródła dostaw (jeśli takowe uda się znaleźć). 

Konkurencja działa pobudzająco. Kiedy Twój dostawca zaczyna dostrzegać, że Twoja firma nie jest już zależna od niego, a jesteś dla niego wartościowym klientem, będzie na Ciebie bardziej uważał i starał się dopieścić. I o to chodzi 🙂

4. Mapowanie procesów

Wizualizacja jako źródło ukazania bezsensownych działań?

Tak.

Pochodzące z Lean VSM (Value Stream Mapping) to znakomity sposób ukazywania marnotrawstwa w działaniach firmy. A cokolwiek się w firmie marnuje, jest dla niej kosztem. 

Eliminacja marnotrawstwa i nieefektywności to oszczędność. Choć taka oszczędność niekoniecznie mierzona jest z konkretnej wartości pieniądza (choć można próbować je dokładnie policzyć), to oszczędność czasu i możliwość przeznaczenia go na bardziej efektywne działania (lub po prostu nieprzepracowywanie się) to też konkretna korzyść dla firmy.

Pracownik mniej przepracowany, niemający poczucia bezsenesu swoich zadań, pracuje efektywniej, gdyż ma szansę wykonywać bardziej wartościową pracę. 

Co należy do takich „pustych” zadań? Oto kilka przykładów:

  • Drukowanie papierów tylko po to, by je podpisać i zeskanować (tak, miałem bezpośrednio do czynienia z takim zjawiskiem)
  • Ręczne przyklejanie danych
  • Ręczne powtarzanie tych samych czynności
  • Mnożenie niejasnych arkuszy kalkulacyjnych trzymanych na lokalnych dyskach pracowników

5. Outsourcing niektórych zadań

Mając małą firmę nie wszystko należy robić samemu. Ma to także zastosowanie w przypadku większych firm. Są takie zadania, gdzie nie opłaca się po prostu trzymać niektórych funkcji, kiedy można je przekazać do firmy zewnętrznej.

To jest kwestia indywidualna bazowana na konkretnych wyliczeniach. Wszystko zależy od specyficznej sytuacji firmy.

Na co można zwrócić szczególną uwagę? Na przykład:

  • Kadry
  • Księgowość
  • Reklama 
  • Część produkcji (make vs. buy)

6. Wynajmuj, nie kupuj

Kolejny pomysł to zmiana modelu z kupowania aktywów (np. komputery, samochody, biura) na ich wynajem. Jest bardzo dużo firm, które oferują usługi najmu długoterminowego i z uwagi na swoją siłę negocjacyjną mogą zaoferować znacznie korzystniejsze warunki niż przy zakupie np. całej floty samochodów.

Warto zebrać oferty i porównać. Może tutaj siedzą zakopane złotówki?

7. Warunki płatności 

Warto także zwrócić uwagę na warunki płatności. Często przy długich terminach dostawcy mają tendencję do zawyżania cen, by zrekompensować sobie długi czas oczekiwania na pieniądze. 

Warto przeanalizować terminy płatności i porównać z terminami, które my dajemy do klientów. Choć długie warunki płatności są korzystne dla płynności finansowej firmy, to mogą w tym siedzieć dodatkowe oszczędności. 

8. Zwiększanie efektywności pracowników

Pracownik zadowolony to pracownik efektywny. Znów wracam do eliminacji marnotrawstwa, ale pracownik odpowiednio traktowany, nieprzepracowany to osoba, która będzie działać mądrze i dawać największą wartość firmie. 

Nie warto dokładać obowiązków w nieskończoność, ani także śrubować targetów w kosmos, bo to po prostu zniechęca. 

Pracownik sfrustrowany to pracownik, który będzie obciążeniem także dla budżetu.

9. Automatyzacja procesów 

Automatyzacja to kolejny bardzo ważny aspekt wspomagający generowanie oszczędności. Często zdarzało mi się widzieć sytuacje, gdzie poszczególne osoby, czasem nawet z tych samych działów tych samych firm, zamawiały pojedyncze artykuły po normalnych cenach katalogowych.

Odpowiednio zautomatyzowany proces, poparty np. negocjacjami rocznego cennika, może znacząco zredukować koszty tego rodzaju pojedynczych wydatków. Oczywiście wiele zależy od wolumenów i wartości, niemniej jednak w połączeniu z analizą wydatków, którą wspominałem na początku, może przynieść znaczące korzyści. 

10. Narzędzia!

Wiąże się to pośrednio z automatyzacją, ale ogólnie nie warto oszczędzać na narzędziach, gdyż… dobrze dobrane przynoszą oszczędności. Nawet jeśli próg wejścia jest dość drogi (ROI – mój drogi przyjacielu :))

Dlatego warto sprawdzić i przeanalizować narzędzia, które są używane w firmie. Przejście na nowsze wersje oprogramowania, bardziej zaawansowane warianty etc. może na tyle zmienić sposób działania firmy, że zaoszczędzony czas można przeznaczyć na inne zadania bez konieczności np. zwiększania zatrudnienia.

Komentarz na koniec

Kryzys związany z koronawirusem sprawił, że orientacja na koszty jesy bardzo duża. Warto podejść do tematu nie tylko reaktywnie, ale także mając na uwadze aspekty długofalowe. 

Propozycje, które przedstawiłem w tym wpisie to oczywiście tylko parę aspektów, które można wziąć pod uwagę. 

A Wy jakie znacie inne sposoby na oszczędności w firmie?

Dzielcie się w komentarzach. 

Podoba się? Podziel się!